Engineering by RENDA ENGINEERING
Wir hatten das Vergnügen für die Huber & Suhner AG ein Produktionshandbuch zu erstellen. Für eine vollfunktionsfähige Produktion, benötigen alle Mitarbeiter eine Basis in der genau festgelegt ist wie wo was gehandhabt wird. Ohne optimierte und aufeinander abgestimmte Prozesse, Qualitätsstandards oder Sicherheitsregelungen können selbst die alltäglichen Tätigkeiten auf allen Stufen und Bereichen zu einer enormen Herausforderung werden. Darüberhinaus schafft es für die internen und externen Kunden oder potenziellen Kunden weitere Sicherheit den richtigen Partner oder Arbeitgeber gewählt zu haben. Struktur schafft Vertrauen und lange Partnerschaften.
Folgende Arbeitsschritte wurden gemeinsam mit den einzelnen Fachspezialisten der Huber & Suhner AG umgesetzt:
Definition des Zwecks des Produktionshandbuchs: Im engen Austausch, nicht nur mit den Bereichsleitern, sondern auch mit allen Mitarbeitern, wurden die Bedürfnisse abgeholt. Hier stand für uns im Vordergrund, die Schwierigkeiten und Unklarheiten zu erkennen und diese bewusst im Laufe dieses Projektes einzubeziehen.
Bestimmung der Zielgruppe: Wie legen wir die Formatierung aus? Verlinken wir das Produktionshandbuch und gewähren nur eingeschränkte Berechtigungen? Wie formulieren wir unsere Inhalte? Wer muss sich darin zurechtfinden? Es gab eine ganze Liste an Fragen, die beantwortet sein mussten, bevor wir überhaupt anfingen, Daten zu erheben.
Sammeln der relevanten Informationen: Was verändern wir in den Prozessen? Müssen eventuell die Schnittstellen neu definiert werden? Fallen gewisse Teilprozesse weg aufgrund kommender Technologien? Sind die vorhandenen Daten die aktuellsten, und hat man sich immer wieder mit den Externen abgesprochen, um auch wirklich auf dem neuesten Stand zu sein? Hier war es für uns wichtig, auch Dritte einzubeziehen, die beispielsweise Betriebsanleitungen für Geräte mitgeliefert haben. Dokumente verändern sich wöchentlich oder monatlich und müssen immer wieder aktualisiert werden. Nach der Überarbeitung der Prozesse arbeiteten wir uns Schritt für Schritt durch die Teilprozesse und Subprogramme.
Strukturierung des Produktionshandbuchs: Welche Informationen müssen nacheinander aufgelistet werden, damit ein kontinuierlicher und verständlicher roter Faden durch das gesamte Produktionshandbuch gezogen wird. Querverweise im Dokument sowie Verlinkungen auf andere Plattformen trugen hier zur Verdeutlichung bei.
Erstellung der Inhalte: Dieser Punkt kann ein enormer Zeitfresser werden. Wir konnten uns hier aufgrund der guten Qualität, die bereits vorhanden war, auf die bestehenden Dokumente beziehen und größtenteils mit Umformulierungen arbeiten.
Überarbeitung und Korrekturlesen: Bevor man mit irgendeiner Korrektur beginnt, sollte man sich sicher sein, dass alle Inhalte erstellt wurden und korrekt eingegliedert sind. Hier können ebenfalls hohe Kosten für den Kunden anfallen, wenn nicht sauber gearbeitet wurde.
Layout und Design: Natürlich hielten wir uns an das Corporate Design und versuchten, ein gut lesbares Layout zu erstellen, das auf PC, Tablet oder Smartphone gut ersichtlich ist. Die Zielgruppe ist hauptsächlich in der Produktion und arbeitet mit ihren Smartphones.
Testen und Validieren: Hier sollte genug Zeit eingeplant werden. Wir haben genau vorgegeben, wie das Feedback aufgenommen werden muss, damit wir im Anschluss eine saubere Überarbeitung durchführen konnten. Natürlich sollte hier Pragmatismus gefragt sein, da die Qualität vehement zunimmt, wenn es eine "einfache Sache" ist, das Feedback festzuhalten.
Veröffentlichung und Verteilung: Nachdem das Produktionshandbuch finalisiert und geprüft wurde, muss es an die richtigen Stellen verteilt werden. Hier ist es wichtig, alle darauf aufmerksam zu machen, dass nicht mehr Dokument XY gilt, sondern dieses neue Produktionshandbuch.
Aktualisierung und Wartung: Sorgfalt und Kontrolle sind zwei Schlüsselelemente die zu einer sauberen Verwendung dieses Produktionshandbuchs beitragen. Hier muss auf allen Stufen kontrolliert werden. Die Qualitätssicherung hat die Aufsicht über das Dokument und muss die laufende Aktualisierung sicherstellen.